Datenschutzerklärung

Entwurf: Nach bestem Wissen erstellt, keine Rechtsberatung. Der Text beschreibt die tatsächliche technische Verarbeitung (Stand: 21.10.2026). Vor dem Livegang fachlich prüfen lassen. Angaben in eckigen Klammern sind noch offen.

Kurz zusammengefasst

  • Unsere Server stehen in Deutschland.
  • Deine Testmail werten wir nur im Arbeitsspeicher aus. Sie wird nie auf eine Festplatte geschrieben und nach der Prüfung verworfen.
  • Gespeichert wird nur die Zusammenfassung (Score, Prüfpunkte, technische Prüfwerte). Sie wird nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
  • Für die Prüfung fragen wir öffentliche Sperrlisten ab. Dabei erfahren deren Betreiber einzelne technische Merkmale deiner Mail, nämlich die Server-IP und verlinkte Domains, aber nie den Text.
  • Wir setzen keine Cookies und nutzen kein Google Analytics.

Verantwortlicher

Dennis Buchwald, Oststraße 12, 74072 Heilbronn, E-Mail: hallo@dbw-media.de, Telefon: +49 7131 3859840. Siehe auch das Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

Aufruf der Website

Damit die Seite bei dir ankommt, verarbeitet unser Webserver bei jedem Aufruf deine IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Kennung deines Browsers. Das ist technisch nicht anders möglich.

Wir schreiben dabei keine Zugriffsprotokolle (Access-Logs). Fehlermeldungen unserer Dienste enthalten keine IP-Adressen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, die Website sicher und fehlerfrei auszuliefern.

Mail-Test

Wenn du einen Test startest, erzeugen wir eine zufällige Testadresse. Sie nimmt 60 Minuten lang Mail an, und zwar nur bis zur ersten eingegangenen Mail. Dabei verarbeiten wir:

  • Die Mail selbst (Kopfzeilen, Text, Links, Anhänge): nur im Arbeitsspeicher und nur für die Dauer der Prüfung, meist wenige Sekunden. Danach wird sie verworfen. Betreff und Absenderadresse halten wir zusätzlich bis zu 60 Minuten nur im Arbeitsspeicher, damit du sie oben im Ergebnis siehst. In die Datenbank gelangen sie nicht.
  • Technische Absenderdaten: IP-Adresse und Name des sendenden Servers, die Absenderadresse aus dem Umschlag (MAIL FROM) und die Domain aus dem Absenderfeld.
  • Die Testadresse: Sie wird zusammen mit Erstell- und Ablaufzeit und dem Bearbeitungsstand 7 Tage lang gespeichert, damit dieselbe Adresse nicht doppelt vergeben wird. Eine IP-Adresse speichern wir dazu nicht.
  • Das Ergebnis: Score, Prüfpunkte und technische Prüfwerte. Dazu gehören die IP-Adresse und der Name des sendenden Servers, die gefundenen DNS-Einträge, die Signatur-Domains, die Absender-Domain, Sperrlisten-Treffer, die Namen der Spamfilter-Regeln, die angeschlagen haben, Domainnamen nicht erreichbarer Links und ob ein Abmelde-Link (List-Unsubscribe) vorhanden ist. Fundstellen aus der Mail (etwa verlinkte Adressen oder Textstellen) speichern wir nicht.

Das Ergebnis ist über einen zufälligen Link abrufbar. Jeder, der den Link kennt, kann es 7 Tage lang sehen. Danach löschen wir es automatisch. Ergebnis-Links werden nicht in Suchmaschinen aufgenommen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um deine eigenen Daten geht (du nutzt den Dienst), und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, den von dir angeforderten Test durchzuführen und das Ergebnis für dich abrufbar zu halten.

Daten anderer Personen in deiner Testmail

Eine Testmail kann Daten anderer Menschen enthalten, etwa Namen oder Adressen deiner Kunden. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich für die technische Prüfung und nur so, wie oben beschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte schick nach Möglichkeit Testmails ohne echte Personendaten. Für das Ergebnis macht das keinen Unterschied.

Prüfung der Links in deiner Testmail

Um tote Links zu finden, rufen wir bis zu 10 Links aus deiner Testmail einmal kurz auf (in der Regel nur die Kopfzeilen der Seite, ohne Inhalt). Der Betreiber der verlinkten Seite sieht dabei eine Anfrage von unserem Server, nicht von dir. Abmelde-Links rufen wir nie auf. Hinweis: Nutzt du ein Newsletter-Tool mit Klick-Statistik, kann es diese Prüfung als Klick zählen.

Gespeichert wird nur der Domainname eines nicht erreichbaren Links und der Grund (zum Beispiel „Seite nicht gefunden“), keine vollständigen Adressen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, dir ein vollständiges Ergebnis zu liefern.

Abfragen bei Dritten (Sperrlisten)

Ob eine Mail im Spam landet, hängt stark davon ab, ob der sendende Server oder die verlinkten Seiten auf öffentlichen Sperrlisten stehen. Um das zu prüfen, stellen wir über unseren eigenen DNS-Server Anfragen an die Betreiber dieser Listen. Den Text deiner Mail erfahren sie dabei nie. Je nach Liste erfahren sie:

  • IP-Adresse des sendenden Servers: an Spamhaus (ZEN), SpamCop, Barracuda und PSBL. Weitere IP-Adressen aus der Mail fragen wir nicht ab.
  • Domains aus Links in der Mail: an Spamhaus (DBL), SURBL und URIBL. Nur der Domainname, nicht der vollständige Link.
  • DNS-Server der beteiligten Domains erhalten die üblichen Anfragen nach SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen und nach dem Servernamen (rDNS).

Einige dieser Betreiber sitzen außerhalb der EU, zum Beispiel in den USA. [Rechtsgrundlage für die Übermittlung in Drittländer nach fachlicher Prüfung ergänzen.] Prüfsummen von Mail-Inhalten, Mailadressen oder Links senden wir an niemanden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, dir ein aussagekräftiges Ergebnis zu liefern.

DNS-Schnellcheck

Wenn du eine Domain prüfst, fragen wir deren öffentliche DNS-Einträge ab. Wir speichern weder die Domain noch das Ergebnis.

Schutz vor Missbrauch

Damit der kostenlose Dienst nicht missbraucht wird, zählen wir pro IP-Adresse, wie viele Tests und DNS-Abfragen in der letzten Stunde gestartet wurden. Diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher und werden spätestens etwa 70 Minuten nach der letzten Anfrage gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Dienstes.

Speicher im Browser

Damit dein laufender Test beim Neuladen der Seite erhalten bleibt, legt dein Browser Testadresse und Test-Kennung im Sitzungsspeicher (sessionStorage) ab. Dieser Speicher wird gelöscht, wenn du den Tab schließt. Wählst du in einer Anleitung deinen Anbieter, merkt sich dein Browser diese Auswahl im lokalen Speicher (localStorage), bis du ihn leerst. Beides verlässt deinen Browser nicht.

Das Speichern ist unbedingt erforderlich, damit wir die von dir gewünschte Funktion bereitstellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

Statistik

Wir nutzen derzeit kein Statistik-Werkzeug. Es werden keine Besuche gezählt und keine Profile gebildet.

Hosting

Website und Mail-Prüfung laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). [Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Hetzner abschließen, dann diesen Hinweis löschen.] Die Domain und ihre DNS-Einträge verwaltet die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur.

Empfänger

Deine Daten erhalten nur der Hosting-Anbieter (als Auftragsverarbeiter) und, im oben beschriebenen Umfang, die Betreiber der Sperrlisten und der verlinkten Seiten. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Keine automatisierte Entscheidung

Der Score ist eine automatische technische Bewertung deiner Mail. Er hat keine rechtliche Wirkung für dich und ist keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Musst du Daten angeben?

Nein. Ohne Testmail können wir aber keinen Mail-Test durchführen.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wir ordnen Ergebnisse keiner Person zu. Damit wir ein Ergebnis finden und vorzeitig löschen können, schick uns bitte den Ergebnis-Link.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Änderungen

Wenn sich die Technik ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.