Datenschutz-Infos für Agenturen

Entwurf: Nach bestem Wissen erstellt, keine Rechtsberatung. Vor dem Livegang fachlich prüfen lassen. Angaben in eckigen Klammern sind Platzhalter.

Brauchst du einen AVV?

Wahrscheinlich nicht. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO passt, wenn ein Dienstleister Daten nach deinen Weisungen und für deine Zwecke verarbeitet. e-mail-check.de ist ein öffentliches Werkzeug mit festen Abläufen: Wie lange wir etwas speichern, welche Sperrlisten wir abfragen und wie wir Missbrauch abwehren, legen wir selbst fest und für alle Nutzer gleich. Deshalb gehen wir davon aus, dass wir für unsere Verarbeitung selbst Verantwortlicher sind. [Einordnung fachlich prüfen lassen.]

Für dich heißt das: Du schickst uns eine Testmail und brauchst dafür, wie bei jeder Weitergabe von Daten, eine Rechtsgrundlage. Am einfachsten machst du es dir so:

  • Schick Testmails ohne echte Kundendaten, zum Beispiel mit Betreff „Test“ und einem kurzen Blindtext. Das Ergebnis wird dadurch nicht schlechter.
  • Teste das echte Kontaktformular mit erfundenen Angaben statt mit einer echten Anfrage.
  • Teil den Ergebnis-Link nur mit Menschen, die ihn sehen sollen. Jeder mit dem Link kann das Ergebnis 7 Tage lang abrufen.

Was wir verarbeiten

  • Zweck: Technische Prüfung einer an eine Testadresse gesendeten Mail auf Zustellbarkeit (SPF, DKIM, DMARC, Sperrlisten, Spamfilter-Bewertung).
  • Mail-Inhalt: nur im Arbeitsspeicher, für die Dauer der Prüfung (meist wenige Sekunden), nie auf einem Datenträger.
  • Prüfergebnis: Score, Prüfpunkte und technische Prüfwerte, darunter IP und Name des sendenden Servers, DNS-Einträge, Absender- und Signatur-Domains, Namen der Spamfilter-Regeln. Fundstellen aus der Mail (Links, Textstellen) speichern wir nicht. Automatische Löschung nach 7 Tagen.
  • Testadresse: mit Zeitstempeln 7 Tage gespeichert, ohne IP-Adresse.
  • Ort: Server der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland.

Wer außer uns etwas erfährt

  • Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, als unser Auftragsverarbeiter.
  • Betreiber öffentlicher Sperrlisten: Spamhaus, SpamCop, Barracuda und PSBL erhalten per DNS-Anfrage die IP des sendenden Servers. Spamhaus DBL, SURBL und URIBL erhalten Domainnamen aus Links. Nie den Text der Mail, keine Mailadressen, keine Prüfsummen. Einige sitzen außerhalb der EU.
  • Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Technische und organisatorische Maßnahmen (Kurzfassung)

  • Mail-Inhalte werden nie auf Datenträger geschrieben.
  • Ergebnisse sind nur über zufällige, nicht erratbare Links (128 Bit) erreichbar und werden nicht in Suchmaschinen aufgenommen.
  • Automatische Löschung von Ergebnissen und Testadressen nach 7 Tagen, keine Backups davon.
  • Keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Zähler gegen Missbrauch nur im Arbeitsspeicher.
  • Verschlüsselte Übertragung: HTTPS für die Website, STARTTLS für eingehende Mails (TLS 1.3).
  • Getrennte Dienste in Containern, Zugriff auf den Server nur für den Betreiber.

Dein Kunde fragt nach einem Nachweis?

Dann verlinke diese Seite und die Datenschutzerklärung. [Falls nach fachlicher Prüfung doch ein Vertrag angeboten wird: Ablauf hier eintragen, zum Beispiel PDF zum Download.]